Automatisierung von Aufgaben

In jedem Unternehmen gibt es Aufgaben, die für sich genommen sehr einfach von der Hand gehen. Dadurch, dass man diese jedoch häufig wiederholt, nehmen diese einen gewissen Zeitraum ein, der, z.B. auf ein Jahr hochgerechnet, sehr bedeutend sein kann.

Nehmen wir ein wirklich einfaches Beispiel, das in fast jedem Unternehmen vorkommt:

Ein Kunde stellt eine Anfrage, deren Kalkulation und Aufwandseinschätzung nur durch ein persönliches Gespräch aufgedeckt werden kann. Dafür muss eine Einladung via E-Mail ausgesprochen werden. Nutzt man für diese Terminvereinbarungs- / Einladungs-E-Mail ein Baukastensystem aus vorhergehenden E-Mails lassen sich bis zu 10 Minuten pro E-Mail einsparen. Spart man sich diese Zeit nur einmal am Tag, entspricht die eingesparte Zeit auf’s Jahr hochgerechnet mehr als einer ganzen Arbeitswoche.

Dieses zugegebenermaßen sehr simple Beispiel lässt sich jedoch auf eine Menge Bereiche erweitern:

• Automatisierung von Rechnungsversand
• Automatisiertes Auslösen von Zahlungen
• Optimierung von Produktion und Verwaltung
• Pipelining von Arbeitsprozessen
• Datenanalyse
• Verwendung von Templates für sich wiederholende Aufgaben wie Dokumentationen oder Kommunikation

Auf diese Weise laufen Prozesse schneller und damit günstiger ab. Wenn ein Task wiederholt automatisiert durchführbar ist, macht es keinen Sinn ihn von Hand durchzuführen. Sich wiederholende Tasks können außerdem durch Hilfsmittel wie künstliche Intelligenz ergänzt werden, um alle Pipelines und Arbeitsabläufe in Ihrer Unternehmung zu verbessern.